Statistik

Apa itu Seven Tools, Eight Steps, PDCA, DMAIC, DMADV, PICA, Decission Tree, bagaimana memakainya?

Sering kita dibingungkan dengan istilah-istilah dalam management modern sekarang, seperti Problem Identification & Corrective Action (PICA), 7 Alat bantu (Seven Tools), 8 langkah (8 Steps), Define-Measure-Analyze-Improve-Control (DMAIC), Define-Measure-Analyze-Design-Verify (DMADV), Diangram pohon untuk pengambilan keputusan (Decission Tree), dan lainnya. Setelah tahu seringkali juga bingung, apa bedanya dan dipakai untuk apa?
Dalam sesi Business Process Improvement yang saya bawakan di Astra, seringkali timbul pertanyaan apa bedanya antara 8 Steps dengan DMAIC, kenapa harus memakai DMAIC padahal saya terbiasa memakai 8 steps? Yang sebelahnya nyeletuk, kalau saya pakai Seven Tools saja. Ada lagi yang menambahkan, saya pakai PICA saja. Menurut bapak, yang mana terbaik?

1. Seven Tools

Dikenal sebagai 7 tools, yang biasanya dipakai dalam Problem Solving Decission Making (PSDM). 7 Tool itu antara lain:

1. Pareto diagram
2. Fish bone Diagram
3. Check Sheet
4. Scatter Diagram
5. Time Run Chart
6. Histogram
7. Control Chart (UCL-HCL)

Tidak semua tools dalam 7 tools tersebut harus dipakai sekaligus. Pakailah tools yang memang benar2 cocok sesuai situasi-kondisinya. 7 Tools pada dasarnya tidak bisa berdiri sendiri untuk melakukan improvement. Itu hanya alat bantu untuk melakukan pencatatan/record, sehingga lebih mudah dikontrol. Jadi 7 tools bukan tools untuk melakukan improvemnt secara lengkap, namun bagian dari tools untuk improvement.

2. Eight Steps

Eight Steps, atau 8 langkah adalah langkah-langkah yang harus dilewati dalam rangkan melakukan improvement. Kenapa harus mengikuti langkah-langkahnya dengan urut? Karena dalam proses improvement, harus bisa diukur, jelas urutan dan data-datanya, sehingga terbangun struktur improvement yang jelas dan terukur. Langkah-langkah dalam 8 steps antara lain *):

1. Menentukan Tema Improvement & Analisa Situasi
2. Menentukan Target
3. Mengidentifikasi akar-akar penyebab, dan akar penyebab utama.
4. Merencanakan rencana perbaikan
5. Implementasi dari perbaikan
6. Evaluasi Hasil perbaikan
7. Standarisasi
8. Menemukan project improvement berikutnya.

Di langkah 2, 3, 4, 5 dan 6, biasanya dipakai salah satu atau beberapa dari 7 tools di atas. Jadi, 8 langkah ini adalah langkah standar dalam melakukan improvement yang terstruktur. 8 Steps ini populer di istilah TQM (Total Quality Management), yang merupakan sistem manajemen kualitas, dimana semua level karyawan terlibat untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan, untuk kepuasan pelanggan.

Secara umum, eight steps sudah menekankan kepada perbaikan di proses, dan improvement yang terstruktur. Walaupun TQM sangat menekankan kepada kebutuhan / kepuasan customer, namun dalam aplikasinya, proses imrovement tidak banyak dimulai dari kebutuhan konsumen (Voice of Customer), namun lebih sering dimulai dari permasalahan internal (Internal Bisnis / Proses) .

3. Plan-Do-Check-Action (PDCA)

PDCA ini adalah tools yang paling sederhana, jika kita ingin melakukan improvement. Sering kita lihat digambarkan seperti roda / siklus PDCA. Sehingga dikenal istilahnya Deming Cycle. Prinsipnya adalah, bagaimana masalah-masalah yang terjadi bisa diperbaiki secara terus menerus, sehingga terjadi peningkatan kualitas dari produk/jasa. Fase Plan, adalah mengidentifikasi+menganalisis masalah. Fase Plan, kita bisa memakai tools Drill down, Cause & Effect diagram, sehingga problemnya bisa diketahui dengan jelas/detail. Di Fase Do, kita memilih alternatif perbaikan, serta menentukan yang terbaik berdasarkan priotitasnya. Fase Check, adalah melakukan kontrol terhadap perbaikan yang anda pilih, apakah cukup efektif/tdk. Jika tidak efektif, maka lakukan Fase Do kembali. Terakhir Fase Action adalah, melakukan implementasi perbaikan yang telah dilakukan dalam fase PDC di atas, serta melakukan standarisasi.

Secara umum, tools PDCA efektif dipakai untuk problem-problem yang sudah terjadi, problemnya jelas, lingkupnya sederhana, dan tidak banyak berpengaruh terhadap bisnis proses yang lebih jauh.

4. DMAIC

Define-Measure-Analyze-Improvement-Control, adalah tools improvement yang dipakai dalam manajemen six sigma. Dalam Fase Define, dimulai dari Voice of Customer, Voice of Business, dan Voice of process, dimana semua keinginan-keinginan ini (customer, business, process) akan dianalisa, sehingga didapatkan beberapa CTQ (Critical to Quality). CTQ tersebut akan dikombinasikan dengan proses-proses utama (Level 1 sampai 2), dan juga dikombinasikan dengan Visi-Misi perusahaan sampai kepada KPI-KPI yang penting/strategis, sehingga keluarlah tema-tema improvement. Dari sini terlihat bahwa tema-tema tersebut sudah mempertimbangkan apa-apa saja keinginan konsumen, proses-proses yang mempengaruhinya, dengan tetap mempertimbangkan capability proses internal. Oleh karena itu, problem-problem yang perusahaan tidak tahu / belum tahu, sering bisa diketahui lewat DMAIC. Hal ini sering tidak bisa ditangkap di 8 langkah, apalagi PDCA.

Seperti fislosofinya 6 sigma yang sangat menekankan perbaikan di proses, maka DMAIC (yang merupakan tools 6 sigma) sangat menekankan di proses improvement. Oleh karena itu, seringkali business process improvement memakai tools ini.

5. DMADV

Ini juga merupakan tools improvement dari 6 Sigma, namun sedikit perbedaannya di fase 4 dan 5. DMAIC, lebih menekankan kepada proses improvement. Jadi prosesnya sudah ada terlebih dahulu. Bagaimana jika produk/jasanya sendiri belum ada (misalnya pembuatan bangunan yang sama sekali baru). Maka dipakailah DMADV. Fase 1-3 sama, sedangkan Fase ke 4 yaitu D, adalah melakukan design. Proses verifikasi (control) mengacu kepada standar-standar yang sudah ada (bangunan sejenis).

6. PICA

Jika sesuatu terjadi, dan kita tidak ingin mengulangi hal yang sama, biasanya kita minta buatkan PICA. PICA adalah tools sederhana (biasanya 1 sheet), yang menceritakan problem sederhana yang terjadi dengan detail, bisa memakai gambar/flow sederhana, sehingga permasalahannya bisa dimengerti. Selanjutnya dibuatkan perbaikannya. Pembuat PICA biasanya 2 atau lebih bagian, pembuat PI adalah tempat ditemukannya masalah tersebut, sedangkan pembuat CI adalah yang melakukan perbaikannya (atau yang paling banyak membuat masalah itu terjadi). Jadi, dalam 1 pica, biasanya ada 2 kelompok yang menyetujui, satu pihak sebagai pembuat PI, dan satu lagi pembuat CA. PICA sudah bisa close, saat problem tersebut sudah tidak muncul lagi.

7. Decission Tree

Saya punya uang 1M. Apakah dengan 1M saya belikan rumah, tanah, ruko, deposito, atau lainnya? Jika dibelikan tanah maka kemungkinan naiknya per tahun sekian persen, kalau ruko sekian, dan seterusnya. Yang mana paling menguntungkan? Yang mana paling kecil resikonya?

Apapun tools yang dipakai, ujung-ujungnya adalah apa keputusannya? Pengambilan keputusan ada 2 cara. Cara yang umum adalah dengan melakukan langkah-langkah seperti di atas (1-6). Namun adakalanya, seluruh data belumlah cukup sedangkan keputusan harus segera diambil. Decission tree adalah urutan logika dari alternatif-alternatif yang ada, beserta resiko (untung-rugi). Masing-masing alternatif tersebut memiliki konsekuensi terhadap cost dan probability tingkat keberhasilan. Probability keberhasilan/kegagalan diperkirakan oleh yang menganalisa (subyektif), begitu pula keuntungan dan kerugiannya diperkirakan. Dari semua alternatif, dihitung mana yang memiliki probability terbesar untuk berhasil, mana alternatif dengan untung terbanyak, mana alternatif dengan loss terkecil, dan sebagainya. Faktor-faktor yang berpengaruh, juga bisa diukur sensitivitasnya, sehingga faktor2 apa saja yang besar pengaruhnyas terhadap benefit/loss/success.

Untuk decissin tree tidak bisa digunakan dalam DMAIC, 8 steps, dan tools lain yang memang menekankan kepada data faktual, bukannya perkiraan / asumsi.

*) Eight step standard Astra.

Sumber : 

https://www.career-grooming.com/post/17/1/Apa-itu-Seven-Tools,-Eight-Steps,-PDCA,-DMAIC,-DMADV,-PICA,-Decission-Tree,-bagaimana-memakainya?.html